Ein globales Vertriebsteam sollte wieder zusammenzufinden

Zu einem wichtigen Zeitpunkt im Vertriebsjahr sah der globale Geschäftsbereich für Unterkünfte bei Expedia Group die Chance, sein weltweit verteiltes Vertriebsteam wieder zusammenzubringen und auf eine gemeinsame Vision für die nächste Geschäftsphase auszurichten. Die Teammitglieder waren über Nordamerika, EMEA und APAC verteilt – viele arbeiteten remote oder waren die einzige Ansprechperson an ihrem Standort. Deshalb war klar: Ein persönliches Treffen konnte mehr bewirken, als die Gruppe nur an einem Ort zu versammeln. Es konnte die gemeinsame Ausrichtung stärken, persönliche Verbindungen vertiefen und Raum schaffen, damit das Team mit Klarheit und Selbstvertrauen in die nächste Phase starten konnte.

Ziel war es nicht, einfach nur ein Meeting zu organisieren. Es ging darum, ein relevantes Erlebnis zu schaffen, das Führungskräfte und einzelne Teammitglieder wieder enger zusammenbringt, die Prioritäten des Teams greifbar macht und konkrete Impulse für die kommenden Monate setzt. Um dieses Erlebnis auf hohem Niveau umzusetzen, während die internen Teams weiter auf ihre bestehenden Prioritäten fokussiert blieben, arbeitete Expedia Group mit dem Strategic Enablement Services Team von Seismic zusammen.

Eine Partnerschaft für entscheidende Momente

Ernst-Jan de Planque hatte im Jahr zuvor bei einem Seismic City Tours Event gehört, wie Irina aus dem Strategic Enablement Services Team das Angebot vorstellte. Die Idee eines spezialisierten Teams, das als echte Erweiterung des kundenseitigen Enablement-Teams agiert, bei Bedarf zusätzliche Kapazitäten schafft und dabei die Identität und Arbeitsweise des bestehenden Teams wahrt, überzeugte ihn sofort. Als die Planung für den Summit begann, holte Expedia Group Seismic schnell als strategischen und operativen Partner an Bord.

Von Beginn an unterstützte das Strategic Enablement Services Team von Seismic dabei, Ziel, Struktur und Ablauf des Events zu gestalten. In enger Zusammenarbeit mit Meghan Keough und ihrem Leadership-Team definierte es die Agenda, entwickelte ein klares Content-Framework und sorgte dafür, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis von ihren Beiträgen und Erwartungen hatten. Mit fortschreitender Planung übernahm das Seismic-Team einen Großteil der Produktionsarbeit und etablierte einen klaren Arbeitsrhythmus, der alle Stakeholder von der Konzeption bis zur Umsetzung auf Kurs hielt.

Außerdem holte Seismic MONOKI als wichtigen Kreativpartner ins Projekt: eine 2004 gegründete Branding-Agentur aus Hamburg, spezialisiert auf Brand Building, Brand Design und Brand Experience. Die Zusammenarbeit mit MONOKI sollte sich als einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren für den RISE Summit erweisen.

MONOKI: Aus einem Thema wird eine Identität

Ein zentraler Erfolgsfaktor des RISE Summit war die kreative Arbeit von MONOKI. Gemeinsam mit dem Strategic Enablement Services Team von Seismic entwickelte MONOKI die gesamte Markenidentität des Events von Grund auf. Das Team konzipierte das RISE-Thema und übersetzte es in eine vollständige Event-Identität: ein individuelles Brand System, Event-Materialien und ein professionell produziertes Eröffnungsvideo mit eigens komponiertem Song.

Für ein global verteiltes Team, das an einem wichtigen Wendepunkt zusammenkam, war es ein starkes Erlebnis, einen Raum zu betreten, der vollständig für dieses Team gestaltet worden war. Meghan erinnert sich: „Das Team war begeistert vom Hype-Video. Alle haben gestrahlt – man konnte die positive Energie im Raum spüren und die Freude in den Gesichtern sehen.“

MONOKIs Arbeit prägte nicht nur die Stimmung des Events. Sie machte allen Teilnehmenden deutlich, dass hier bewusst in das Team und in die gemeinsame Zukunft investiert wurde. Die Qualität und Zielgerichtetheit der Brand Experience wurden zu einem zentralen Faktor dafür, dass der Summit Energie, Fokus und gemeinsame Verantwortung schaffen konnte.

Mehr als eine Agenda: ein echtes Erlebnis

Das Seismic-Team koordinierte externe Anbieter, darunter den AV-Partner des Events, um eine reibungslose Umsetzung über alle drei Tage hinweg sicherzustellen. Über das gesamte Programm hinweg plante das Team gezielt Foto- und Videoaufnahmen ein. So entstand Content, der später für Trainings und interne Kommunikation weiterverwendet werden konnte und den Wert des Summit weit über die Tage in London hinaus verlängerte.

Der Summit war bewusst strukturiert. Der erste Tag war einer Leadership Pre-Session vorbehalten: ein eigener Rahmen, in dem sich Manager zu Prioritäten, Messaging und ihrer Rolle für das Erlebnis des gesamten Teams abstimmen konnten. An den folgenden Tagen kamen einzelne Teammitglieder und Manager in einem bewusst interaktiven Format zusammen – mit Whiteboards, Flipcharts, Post-it-Übungen und praktischen Aktivitäten, die in jede Session eingebunden waren.

Eine vom Seismic-Team moderierte Teambuilding-Aktivität brachte die Teilnehmenden dazu, kreativ zu denken, unter Zeitdruck zusammenzuarbeiten und sich mit Kollegen aus anderen Regionen zu vernetzen. Sie wurde schnell zu einem der Highlights des Events. Zusätzlich wurde eine Listening Session in die Agenda integriert. Dabei verließen die Führungskräfte den Raum, damit Teammitglieder in einem moderierten, anonymen Format offen Feedback geben konnten. Dieses Feedback wurde anschließend genutzt, um Aktionspläne zu entwickeln, die das Team selbst verantwortete. Meghan formulierte es so: „Menschen übernehmen Verantwortung für das, was sie selbst mitgestalten.“

Den Abschluss des Summits bildete eine von Madfest moderierte Podiumsdiskussion mit Branchenexperten, darunter Fachleute aus einer Brauerei, eine ehemalige Führungskraft von Legoland sowie eine Führungskraft aus dem Bereich Analytics. Statt das Gespräch eng auf Lodging zu begrenzen, öffnete das Panel den Blick dafür, wie breitere Trends in der Werbebranche das Geschäftsumfeld verändern. Diese Perspektive fand großen Anklang und gehörte zu den am besten bewerteten Momenten des gesamten Events.

Vor Ort agierte das Seismic-Team als nahtlose Erweiterung des Expedia-Teams: Es machte Notizen, löste technische Probleme, brachte in der Leadership Pre-Session eine neutrale Perspektive ein und sorgte dafür, dass jede Session von Anfang bis Ende reibungslos verlief. Ernst-Jan beschreibt es so: „Es fühlte sich wirklich so an, als hätten wir einfach ein paar zusätzliche Hände – aber eben Hände, die genau wissen, was sie tun.“