Les données
Les données sont le point de départ de la gestion des connaissances et peuvent être vues comme la matière première d’une entreprise. Selon Datarob, les données comprennent « les faits purs et simples, les observations, les statistiques, les codes, les symboles, les images, les chiffres, etc. qui sont collectés et peuvent être utilisés à des fins d’analyse ».
Il existe deux types de données : les données quantitatives et les données qualitatives.
Les données quantitatives sont quantifiables, c’est-à-dire qu’elles sont facilement mesurables car elles sont digitales par nature. Le chiffre d’affaires total réalisé par une entreprise en 2020, la fréquence à laquelle les utilisateurs cliquent sur un lien, le nombre total de congés payés pris par les employés au cours d’un mois donné. Tous ces chiffres sont des exemples de données quantitatives.
Les données qualitatives, quant à elles, ne peuvent être mesurées, car elles sont descriptives et textuelles plutôt que numériques. Ce type de données comprend les conversations, les observations et les feedbacks, tels que l’expérience d’un client utilisant un service ou l’opinion des employés sur les changements récents mis en œuvre dans leur entreprise.
Une donnée isolée, qu’il s’agisse d’un chiffre ou d’une remarque d’un client, peut être considérée comme dénuée de sens en soi. Elle doit être replacée dans son contexte pour être utile à une personne ou à une entreprise.
L’information
Quelle est la différence entre les données et l’information ? L’information est un ensemble de données qui ont été traitées, affinées, structurées et présentées de manière à être utiles.
Une succession de prix, par exemple 10 €, 8 € et 12,50 €, ne signifie rien en soi. Ce n’est qu’après les avoir rassemblés et analysés que l’on peut déterminer qu’ils reflètent l’éventail des montants que les membres d’un focus group se sont déclarés prêts à payer pour un produit donné.
Si les données sont un concept indépendant, l’information n’existe pas sans elles. En fait, les données sont le fondement de l’information. Pour transformer les données en information, les entreprises utilisent une panoplie d’outils, de logiciels et de systèmes de gestion des connaissances. Il s’agit notamment de bases de données, de feuilles de calcul, de coordonnées de contact, de dates clés, de documents, de lignes directrices, de méthodes, etc. Et puisque ces données ont été organisées de manière intelligible et digeste, elles sont maintenant devenues de l’information.
Les connaissances
Tout comme l’information génère de la valeur à partir des données, la connaissance crée du sens à partir de l’information. Lorsque l’information est analysée afin de générer des idées, de tirer des conclusions, de faire des prédictions et de conduire le changement, une connaissance est créée. Ce qui différencie la connaissance de l’information, c’est qu’elle est également constituée d’autres éléments tels que l’expérience et l’intuition. En d’autres termes, l’information est souvent considérée comme le qui, le quoi, le où, le quand et le pourquoi, alors que la connaissance est davantage axée sur le comment.
La connaissance accumulée par une entreprise est essentielle à la réussite de celle-ci car elle lui confère un avantage concurrentiel. Toute entreprise peut collecter des données et les traiter pour en faire des informations. Mais c’est ce qu’il advient de ces informations qui peut permettre à une entreprise de passer un cap.
La relation entre les données, l’information et la connaissance est souvent liée à une structure pyramidale, connue sous le nom de hiérarchie de la connaissance. Ce concept place les données à la base, l’information au milieu et la connaissance au sommet ; et chaque étage de la pyramide apporte de la valeur ajoutée par rapport à l’échelon précédent.
L’objectif ultime est que les outils et les processus de gestion des connaissances transforment les données en informations, puis en connaissances, qui sont ensuite traduites en action. L’action peut être un changement de stratégie, une prise de décision ou même une expérience d’apprentissage pour un employé ou une équipe.
Chez Seismic, nous aimons considérer la relation entre la gestion de l’information et la gestion des connaissances non pas comme une pyramide, mais plutôt comme un gâteau. Oui, c’est vrai. Regardez.
Disons que les données sont les ingrédients d’un gâteau. Un œuf cru, un paquet de farine ou une cuillère à café de bicarbonate de soude sont pratiquement inutiles tout seuls. Ces éléments individuels gagnent en importance lorsqu’ils sont combinés avec les autres ingrédients de la liste, ce qui est comparable à une information, où les données ont été placées dans leur contexte. Pourtant, une liste d’ingrédients ne suffit pas à faire un gâteau.
La connaissance est donc la recette, où la liste des ingrédients a été transformée en une formulation et un enchaînement réfléchis par des experts, qui aboutissent à un résultat intéressant (une délicieuse génoise à trois couches, par exemple, … miam !).
Si l’on pousse la métaphore un peu plus loin, n’importe qui, muni d’une recette, peut faire un gâteau à peu près convenable (du moins nous l’espérons). Toutefois, un pâtissier expert fait appel à son expérience et à son intuition pour donner un coup de fouet à son dessert.
Nous aimons considérer les données, les informations et les connaissances de cette manière, car cela signifie qu’elles ne sont pas comparées les unes par rapport aux autres dans une structure hiérarchique, mais qu’elles sont considérées comme travaillant en équipe pour atteindre le résultat souhaité.
Pourquoi ces définitions sont-elles importantes ?
Alors, pourquoi s’intéresser à tout ce jargon ? Parce que c’est très important.
Nous vivons à une époque où la connaissance est omniprésente. Les entreprises investissent massivement dans la transformation de leurs données et de leurs informations en « connaissances exploitables« , un autre terme à la mode qui désigne le fait que les connaissances acquises conduisent à des actions judicieuses et à la progression de l’entreprise et de ses équipes.
Cependant, des malentendus sur la nature des données, des informations et des connaissances, ainsi que sur la manière dont elles sont liées, conduisent les entreprises à ne pas atteindre leurs objectifs. De nombreuses entreprises noient à tort leurs systèmes sous une quantité toujours plus grande de données et d’informations, dans une approche consistant à tout jeter par terre et à voir ce qui reste debout, sans tenir compte du fait que la production de connaissances nécessite en réalité un vrai travail et des compétences.
Ces problèmes découlent de l’idée fausse selon laquelle l’information équivaut à la connaissance, alors que ce n’est pas le cas. Ce n’est pas parce qu’un employé dispose d’une foule d’informations sur un sujet donné qu’il possède par défaut l’expérience et le discernement nécessaires pour parvenir à des conclusions ou à des décisions pertinentes. C’est ça que l’on appelle la connaissance.
Et même lorsque des connaissances précieuses circulent en abondance dans une entreprises, celle-ci a besoin d’un système de gestion des connaissances performant pour les collecter et les exploiter. Sans cela, les connaissances risquent de ne pas être diffusées aux bonnes personnes au bon moment ou de ne pas être présentées d’une manière qui permette aux employés de comprendre leur utilisation et leur valeur, se perdant ainsi en chemin. C’est pourquoi la gestion des connaissances est si cruciale pour les entreprises.
Après tout, la connaissance sans qu’elle soit gérée c’est comme un objectif ambitieux sans plan d’action : une occasion gâchée.
