L'équipe commerciale mondiale avait besoin de se retrouver

À un moment clé de l’année, la division Global Lodging d’Expedia Group a saisi l’opportunité de fédérer son équipe répartie à travers le monde autour d’une vision commune pour la prochaine phase de son développement. Avec des membres de l’équipe basés en Amérique du Nord, dans la région EMEA et en zone APAC, dont beaucoup travaillaient à distance ou étaient les seuls commerciaux sur leur site, les dirigeants ont compris qu’un événement en présentiel pouvait faire bien plus que réunir les équipes. Il pouvait renforcer la coordination, approfondir les liens et offrir à chacun l’espace nécessaire pour avancer dans une direction claire et en toute confiance.

L’objectif n’était pas simplement d’organiser une réunion. Il s’agissait de concevoir une expérience marquante qui permettrait aux managers et aux intervenants de renouer leurs liens, de s’approprier les priorités de l’équipe et de repartir avec une dynamique concrète pour les mois à venir. Pour offrir cette expérience avec un niveau de qualité élevé tout en permettant aux équipes internes de rester concentrées sur leurs priorités, Expedia Group s’est associé à l’équipe Strategic Enablement Services de Seismic.

Un partenariat bâti pour créer des moments tels que celui-ci

L’année précédente, lors de l’événement City Tours de Seismic, Ernst-Jan de Planque avait entendu Irina Soriano, de l’équipe Strategic Enablement Services de Seismic, présenter cette offre. L’idée de pouvoir s’appuyer sur une équipe spécialisée, capable d’agir comme une véritable extension de la fonction enablement d’un client, en renforçant ses capacités lorsque nécessaire sans se substituer à son identité ni à son travail, l’a immédiatement convaincu. Lorsque la planification de l’événement a débuté, Expedia Group a rapidement choisi de faire appel à Seismic comme partenaire stratégique et opérationnel.

Dès le départ, l’équipe Strategic Enablement Services de Seismic a contribué à définir les objectifs, la structure et le déroulé de l’événement. Elle a travaillé en étroite collaboration avec Meghan Keough et son équipe de direction pour élaborer l’agenda, mettre en place un cadre clair en matière de contenu et briefer les différents intervenants sur les attentes. Au fil de la préparation, l’équipe Seismic a pris en charge l’essentiel de la production et a instauré un rythme de travail rigoureux qui a permis de maintenir l’alignement des parties prenantes, de la conception jusqu’à la réalisation.

Ils ont également fait appel à MONOKI, une agence de branding basée à Hambourg, fondée en 2004 et spécialisée dans le Brand Building, le Brand Design et le Brand Experience, en tant que partenaire créatif clé du projet. La collaboration avec MONOKI s’est révélée être l’un des éléments déterminants du succès du RISE Summit.

MONOKI : Faire qu'une thématique devienne une véritable identité

Un facteur clé de la réussite du RISE Summit résidait dans le travail créatif réalisé par MONOKI. En collaboration avec l’équipe Strategic Enablement Services de Seismic, MONOKI a conçu l’ensemble de l’identité de marque de l’événement. L’agence a imaginé le thème « RISE » et l’a décliné dans une identité complète : un univers de marque sur mesure, des supports de communication pour l’événement, ainsi qu’une vidéo d’ouverture produite par des professionnels et accompagnée d’une chanson originale créée spécialement pour l’occasion.

Pour une équipe répartie à travers le monde, réunie à un moment charnière de son parcours, découvrir un espace entièrement conçu pour elle a été une expérience particulièrement marquante. Comme le raconte Meghan Keough : « L’équipe a adoré la vidéo d'introduction. Les visages s'illuminaient : on pouvait sentir l’énergie positive dans la salle et voir les sourires sur les visages de chacun. »

L'œuvre de MONOKI ne s’est pas contentée de donner le ton. Elle a montré à chaque participant qu’il s’agissait d’un investissement fort en faveur de l’équipe et de l’avenir qu’elle construisait avec ensemble de ses membres. La qualité de l’expérience de marque et l’attention portée à chaque détail ont joué un rôle essentiel dans la capacité de l’événement à susciter l’enthousiasme, à renforcer la concentration et à créer un véritable sentiment d’appropriation collective.

Concevoir une expérience complète, pas seulement un agenda

L’équipe Seismic a coordonné les différents prestataires externes, notamment le partenaire audiovisuel de l’événement, afin d’assurer une mise en œuvre fluide tout au long des trois jours. Des sessions de prises de vue photo et vidéo ont été prévues tout au long de l’événement, permettant de produire des contenus réutilisables par la suite pour la formation et la communication internes, et de prolonger la dynamique du RISE Summit bien au-delà des quelques jours passés à Londres.

Le séminaire a été conçu avec une déroulé clair. La première journée était consacrée à une session préparatoire réservée aux managers : un temps dédié pour s’aligner sur les priorités, les messages clés et la manière dont ils souhaitaient accompagner l’expérience de l’ensemble de l’équipe. Les jours suivants ont réuni les intervenants individuels et les managers dans un format résolument interactif, intégrant à chaque session des tableaux blancs, des paperboards, des ateliers post-it et des activités pratiques.

Une activité de team building animée par l’équipe Seismic a amené les participants à faire preuve de créativité, à travailler sous pression et à créer des liens avec des collègues d’autres zones géopgraphiques. Elle est rapidement devenue l’un des temps forts de l’événement. Une session d'expression libre a également été intégrée au programme : les managers ont quitté la salle afin de permettre aux membres de l’équipe de partager des commentaires sincères dans un cadre bienveillant et anonyme. Ces retours ont ensuite servi à élaborer des plans d’action que l’équipe s’est pleinement appropriés. Comme le résume Meghan Keough : « Les collaborateurs s’investissent dans ce qu’ils contribuent à créer. »

Le séminaire s’est conclu par une table ronde réunissant des experts du secteur, avec des intervenants issus d’une brasserie, un ancien dirigeant de Legoland et un spécialiste en analytics, le tout animé par Madfest. Plutôt que de limiter les échanges au seul secteur de l’hébergement, cette discussion a permis aux participants de mieux comprendre comment les grandes tendances du secteur de la publicité redessinent le paysage économique. Une perspective qui a particulièrement intéressé les participants et qui a figuré parmi les moments les mieux évalués de l’événement.

Sur place, l’équipe Seismic s’est intégrée comme un véritable prolongement de l’équipe Expedia : en prenant des notes, en résolvant les problèmes techniques, en apportant un regard objectif lors de la session préparatoire des managers et en veillant au bon déroulement de chaque session, du début à la fin. Comme l’explique Ernst-Jan de Planque : « C’était comme si nous avions simplement des renforts supplémentaires, mais des renforts extrêmement compétents. »